بایگانی برچسب: مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چابک

به عنوان یکی از شاخص‏ترین روندهای رو به رشد مدیریت پروژه در سال ۲۰۱۴، مدیریت پروژه چابک سرانجام به روزهای اوج خود بازگشته است. این روش مدیریت پروژه، نه به عنوان یک مفهوم جدید، دهه‏های متمادی است که به اشکال مختلف در صنعت توسعه نرم افزار بکار گرفته شده، اما اخیراً به عنوان روشی کارا در سایر صنایع نیز در حال گسترش است.

تکنیک‎‏های مدیریت پروژه چابک مسیری با هزاران کیلومتر فاصله از مسیر تکنیک‏های مدیریت پروژه سنتی نیست. شما در این مسیر همچنان کار یکسانی را انجام داده و به هدف نهایی یکسانی دست می‏یابید، اما با بکارگیری روش چابک، کارها سریعتر و با بهره‏وری بیشتر انجام شده و ریسک‏های پروژه کمتر خواهند شد. چرایی این امر در ادامه آورده شده است.

مدیریت پروژه سنتی

این روش که به آن روش آبشاری نیز اطلاق می‏شود، پرکاربردترین شکل مدیریت پروژه در دنیا بوده و به طور متداول شامل چهار مرحله زیر است:

کشف نیازمندی‏ها
طراحی
توسعه
آزمایش
با تکمیل هر مرحله، کل تیم پروژه به مرحله بعد می‏روند و بدین شکل روشی دارای توالی را ایجاد می‏کنند که تداعی‏کننده حرکتی آبشاری است. با وجود اینکه تمامی پروژه‏ها دربرگیرنده تمامی مراحل نیستند و برخی دیگر از پروژه‏ها شامل مراحل بیشتر می‏باشند، اما بطور خلاصه این روش اجرای پروژه شکل‏دهنده مدیریت پروژه آبشاری است.

مدیریت پروژه سنتی دارای مقبولیت گسترده‏ای است چرا که برای پروژه‏های کوچکتر و با طراحی و تعریف خوب، ارزشمند و کارا است. اما همین روش در رویارویی با پروژه‏های بزرگتر و با موقعیت‏های ناشناخته دچار مشکل خواهد شد. مدیریت پروژه سنتی جهت استفاده در صنایع ساخت و ساز طراحی شده است که در آنها تغییرات نهایی نامحتمل بوده و یا تأثیر هزینه‏‌های شایانی ندارند، به عبارتی دیگر در این گونه پروژه‏ها همه چیز می‏بایست با ترتیبی مشخص اجرا گردد.

مدیریت پروژه چابک

روش چابک از این جهت دارای تفاوت است که همه چیز با هر ترتیبی قابل اجرا است و لزوماً دارای توالی مشخصی نیست. این روش مبتنی بر مدیریت تعاملات انسانی (Human Interaction Management) بوده و با پروژه به عنوان مجموعه‏ای از فعالیت‏های کوچک برخورد می‏کند که برحسب نیاز تعریف و تکمیل می‏شوند. به این ترتیب پروژه‏های بزرگ به اجزای کوچکتری شکسته می‏شوند که با عنوان Sprint (دوی سرعت!) شناخته می‏شوند. هر یک از این Sprint ها به گونه‏ای به چالش کشیده می‏شوند که تا در کوتاه‏ترین زمان ممکن تکمیل شوند.

در روش چابک، مراحل کشف، طراحی، توسعه و آزمایش در هر یک از Sprint ها طی شده و به این ترتیب از انباشت خطاها در پایان پروژه جلوگیری می‏شود. این بدین معنی است که امکان تغییرات عمده در طول عمر پروژه وجود داشته و محصول نهایی می‏تواند با آنچه که در ابتدا تصور شده است متفاوت باشد، اما در صورتی که به شکلی صحیح اجرا شود، مناسب، مفید و بی‏عیب خواهد بود.

برتری با کدام است؟

اینکه کدام روش مناسبترین روش برای مدیریت پروژه‏ شما است تصمیمی است که باید شخصاً اتخاذ نمایید. این انتخاب کاملاً به نوع و ابعاد پروژه وابسته است. پروژه‏هایی که دربرگیرنده صنایع خلاق یا توسعه نرم‏افزار هستند به طور طبیعی بیش از پروژه‏هایی که دربرگیرنده تولید محصولات فیزیکی می‏باشند، از مدیریت پروژه چابک سود می‏برند، چرا که در این گونه از پروژه‏ها امکان ایجاد تغییرات حتی در مراحل پایانی تحویل پروژه فراهم است.

با درنظر گرفتن اینکه نیازمندی‏های پروژه تا چه حد پایدارند، برای پروژه‏هایی که نیازمندی‏های آنها به خوبی تعریف شده و ضروری است مرحله مشخصی تکمیل شود، پیش از اینکه پروژه به مرحله دیگر برود، مدیریت پروژه سنتی پاسخی مناسب‏تر خواهد بود.

آموزش Microsoft Project

آموزش نرم‌افزار Microsoft Project یکی از قوی‌ترین و قدیمی‌ترین نرم‌افزارهای موجود کنترل پروژه محسوب می‌شود. این نرم‌افزار قریب به ۱۰ سال است که به بازار ایران وارد شده و به شکل گسترده توسط کاربران و برنامه‌ریزان پروژه مورد استفاده واقع می‌شود. مهندسان کنترل پروژه عموماً از این نرم‌افزار به عنوان ابزاری جهت مدیریت زمان پروژه‌ها استفاده می‌کنند. مایکروسافت پروجکت، علیرغم وجود برخی محدودیت‌ها و کمبودها (در مقایسه با نرم‌افزارهای مشابه) به عنوان یک نرم‌افزار کاربردی و پرطرفدار در جهان و خصوصاً در ایران روزانه مورد استفاده کاربران بی‌شماری قرار می‌گیرد.

این کتاب تجربه یادگیری چگونگی مدیریت پروژه‌هایتان در Project 2010 را آسان و سریع می‌سازد. با این راهنمای گام‌به‌گام شما می‌توانید از طریق هماهنگ‌سازی و تمرین، مهارت‌های مورد نیازتان را و فقط در زمانی که به آن نیاز دارید، کسب کنید.

مباحث ارائه شده عبارتند از: ساخت یک طرح پروژه و تنظیم مناسب جزئیات؛ برنامه‌ریزی وظایف؛ تخصیص منابع و مدیریت وابستگیها؛ نظارت بر پیشرفت و هزینه‌ها؛ نگهداری پروژه در مسیر؛ ارتباطات محتوای پروژه از طریق نمودار گانت و دیگر نماها و مرور سیستم‌های مدیریت پروژه سازمان و سایر موارد میباشد.

آموزش نرم‌افزار Microsoft Project

فرآیند مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک به چه معناست ؟

مدیریت ریسک پروژه یعنی استفاده از مهارتهای افراد و یا گروهها به منظور حصول اطمینان از شناسایی تمام ریسک‌ها ، اندازه‌گیری و اجرای آنها در پروژه .

هرکسی که با مدیریت پروژه و یا فعالیتهای میانی پروژه‌ها سروکار دارد ، بایستی بداند که مدیریت ریسک چه کاری می‌تواند انجام دهد .

تلقی افراد از ریسک ، عمدتا تاثیر منفی آن بر زمانبندی و هزینه پروژه است . در غالب اوقات ، ریسک معرف اثر منفی بر پروژه تلقی می‌گردد ؛ در صورتی که ریسک می‌تواند دریچه‌ای بر فرصتها ، توسعه ، بهبود و یا تفکر جدید نیز باشد .

استاندارد AS/NZS-4360   ریسک را به صورت زیر تعریف می کند:

« شانس روی دادن چیزی که تأثیری بر اهداف خواهد داشت. »

هم چنین طبق تعریف PMI   ریسک بصورت زیر بیان می شود:

« رویدادی نامطمئن یا موقعیتی که اگر اتفاق بیافتد، بر هدف پروژه تأثیر مثبت یا منفی خواهد گذاشت. ریسک دلیلی دارد و در صورت اتفاق نیز تجربه ای از آن حاصل خواهد شد. »

üتعریف دیگری از ریسک وجود دارد که با تعاریف بالا مغایر است. این تعاریف توسط نویلتوربیت ارائه شده است که به صورت  زیر می باشد:

« ریسک چیزی است که ممکن است اتفاق بیافتد و در صورت وقوع، اثر نامطلوبی بر پروژه خواهد داشت. »

ریسک همواره دارای دو جنبه مثبت و منفی است، به جنبه مثبت هر ریسک فرصت و به جنبه منفی آن تهدید گفته می شود.

در راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK ، مدیریت ریسک شامل چهار فرایند به شرح زیر معرفی گردیده است :

۱- شناسایی و تعیین ریسک .

۲- تجزیه و تحلیل ریسک .

۳- واکنش به ریسک .

۴- کنترل واکنش به ریسک .

هریک از فرایندهای فوق در مدیریت ریسک دارای مجموعه‌ای از وظایف و مسئولیتها هستند . اجازه دهید با تعریف یک مجموعه از ریسک ، مطلب را آغاز کنیم :

یک مجموعه از ریسک عبارت است از گروه‌بندی رویدادهای ریسک بر حسب نوع و یا پروژه .مفاهیم دیگری در PMBOK به شرح زیر ارایه شده است :

۱- رویداد ریسک ؛ رخدادهای گسسته با اثرات مثبت و یا منفی بر پروژه .

۲- شناسایی ریسک ؛ تعیین ریسک‌های محتمل که بر پروژه اثرگذارند و مستندسازی ویژگیهای هریک از آنها .

۳- کمی کردن ریسک ؛ ارزیابی ریسک‌ها و تبادل آنها به منظور ارزیابی محدوده نتایج پروژه.

۴- توسعه واکنش به ریسک ؛ عکس‌العمل نسبت به تغییرات ریسک در طول دوره پروژه .

در گام آتی مراحل اساسی در پیاده‌سازی مدیریت ریسک را بیان خواهیم نمود …

 

تقسیم بندی انواع ریسک بر اساس توصیف عدم قطعیت بدین صورت می باشد:

۱- ریسک های شناخته شده  Known Risks :

ریسک هایی که هم خودشان و هم تأثیرشان شناخته شده هستند.

۲- نامعلوم های شناخته شده  Known Unknowns:

ریسک هایی که وجودشان شناخته شده امّا حدود و تأثیر آنها در پروژه ناشناخته است.

۳- نامعلوم های ناشناخته   Unknown Unknowns :

آن دسته از ریسک هایی که نه وجودشان و نه تأثیرشان شناخته شده است.

 

مراحل اصلی در پیاده‌سازی مدیریت ریسک کدامند ؟

بسیاری از پروژه‌ها که فرض می‌شود تحت کنترل هستند ، با ریسک به عنوان رخدادی شناخته‌ نشده روبرو گردیده و کوشش می‌کنند آن را کنترل کنند . اکثر پروژه‌ها چنین رخدادهایی را به خوبی از سر رد می‌کنند ولی با یک تلاش جامع مدیریت ریسک ، رویدادهای ریسک قبل از وقوع شناسایی و کنترل می‌گردند و یا برنامه‌ای تهیه می‌شود که در زمان وقوع این رویدادها با آنها مقابله کند .

با درنظر گرفتن این مفاهیم پایه‌ای امکان مقابله با ریسک به وجود می‌آید . لذا ابتدا باید نسبت به شناسایی ریسک‌های محتمل پروژه اقدام کرد ؛ این کار با دسته‌بندی ساختار کارها و با پرسش چند سوال از خود و یا اعضای گروه پروژه ، امکان‌پذیر است . مثلا : درموقع نیاز به منبعی یا منابعی که در دسترس نیستند چه اتفاقی خواهد افتاد ؟ اگر کنترلی در مورد مولفه‌ای که بر پروژه اثرگذار است نداشته باشیم چه اتفاقی می‌افتد ؟ بدترین سناریو چیست ؟ چه چیزی باعث آن می‌گردد ؟ چه قدر وقوع این اتفاق محتمل است ؟ عواقب آن چیست ؟

ممکن است سوالهای دیگری نیز به ذهن شما خطور کند که البته این سوالها سرآغاز خوبی است که شما را در مسیر درست هدایت کند . هرچیزی که به مغز شما خطور می‌کند فهرست کنید ، سپس در مرحله بعد تعیین کنید که آیا نیاز به مقابله و پیشگیری ریسک است و یا بایستی تا زمان وقوع آن صبر کرد . اگر ریسک‌ها را مشخص کنید و تصمیم بگیرید که هیچ عملی نباید انجام گیرد باز بهتر از آن است که آنها را شناسایی نکرده باشید . پس از این مرحله تمام ریسک‌های شناسایی شده را کمی کنید ؛ ابتدا ریسک‌ها را دسته‌بندی و سپس احتمال وقوع هر ریسک را تعیین کنید . برای تخصیص مقادیر احتمالی به ریسک‌ها از مقادیر پیشنهادی زیر می‌توانید استفاده کنید :

قریب الوقوع = ۹۵%

بالا = ۸۵%

محتـــــمل = ۶۰%

متوسط = ۵۰%

ممــــــکن = ۴۰%

پایین = ۱۵%

غیرمحتـمل = ۱۵%

اکنون احتمال وقوع هر ریسک قابل محاسبه است . راه دیگر ، نسبت دادن درصد وزنی به هریک از ریسک‌هاست . مشکل اصلی این روش آن است که همواره داده‌های تجربی به اندازه کافی در دسترس نیستند تا این کار به دقت انجام گیرد . در این روش معمولا افراد باتجربه‌ ای مبادرت به این کار می‌کنند که تجارب جامعی از انواع رویدادها در پروژه‌های مختلف کسب کرده‌اند ؛ مجموع درصدهای تخصیصی به رویدادها بایستی صد باشد .

در مرحله بعد به هر ریسک ، یک مقدار نسبت دهید . این مقدار می‌تواند در صورت نیاز برحسب هزینه و یا زمان باشد ؛ به عنوان مثال اگر هدف تعیین زمان اتمام پروژه است ، هر ایده‌ای در مورد مدت زمان فعالیتها می‌تواند یک سناریوی ریسک محسوب شود . در این مرحله می‌توان مقدار حقیقی ریسک را با محاسبه حاصلضرب مقادیر تخصیص داده شده به ریسک و احتمال وقوع آن به دست آورد و با توجه به نتایج حاصل می‌توان نسبت به انجام عملی یا به تعویق انداختن آن تصمیم‌گیری نمود .

  • بر اساس منابع خطا:

۱- ریسک های فنی  :   خطاهای سخت افزاری و نرم افزاری

۲- ریسک های برنامه ای :  خطاهای سازمانی و انسانی

  • بر اساس نوع پروژه:

۱- ریسک های کسب و کار

۲- ریسک های محصول

۳- ریسک های پروژه

زمان بندی پروژه

جذب پرسنل

بودجه

محدوده پروژه

ریسک های درونی، برونی و ذاتی سه دسته کاملاَمجزای ریسک می باشند. به عبارت دیگر یک ریسک نمی تواند هم درونی، هم برونی و یا هم ذاتی باشد.این سه گروه از هم مستقل هستند.

منابع ریسک

۱- داخلی

  • اندازه پروژه
  • پیچیدگی پروژه
  • نوآوری در پروژه
  • سرعت طراحی و ساخت در پروژه
  • محل فیزیکی

۲- خارجی

  • ریسک های اقتصادی
  • ریسک های سیاسی
  • ریسک های اجتماعی
  • ریسک های مرتبط با شرایط جغرافیایی
  • طیف محدوده تکنولوژی

دارایی در معرض ریسک شرکت ها

۱- دارایی های فیزیکی : بیمه پذیرند

۲- جریان نقدی: بیمه پذیرند

۳- حسن نیّت :بیمه پذیر نیستند

۴- برتری رقابتی : بیمه پذیر نیستند

بعد از انجام مراحل مدیریت ریسک ، می‌توانید فرایندهای نگهداری مجموعه ریسک را آغاز کنید . برای این کار بازنگری دوره‌ای ریسک را آغاز کنید که مبتنی بر پیچیدگی و مدت پروژه و وقوع تغییرات پروژه است .

آغاز اجرای این کار ممکن است بیهوده و هزینه‌زا به نظر آید اما چنانچه یکبار این کار را انجام دهید و ریسک‌ها را شناسایی و به صورت کمی آنها را کنترل کنید در آن صورت به ارزش مدیریت ریسک پی خواهید برد . بنابراین در مرحله نخست اقدام به شناسایی ریسک‌های پروژه در بالاترین سطح WBS کنید و از اینکه راه به سطوح پایینتر می‌یابید نگران نباشید . بعد از چند بار انجام این کار ، مساله خیلی واضح‌تر خواهد شد .

ما در دنیای مخاطرات ریسک زندگی می‌کنیم . باید ریسک‌ها را تحلیل کنیم ؛ اگر با آنها برخورد داریم باید آنها را شناسایی و در مجموع تمام ریسک‌ها و عواید آنها را باید ارزیابی کنیم . منافع حاصل از مدیریت ریسک ممکن است تا غلبه پروژه بر آن ملموس نباشد اما به خاطر داشته باشید که کسی که از برنامه‌ریزی اجتناب کند به طور حتم برنامه شکست پروژه خود را طرح‌ریزی نموده است

WBS ساختار شکست کار

قبل از تهیه برنامه زمانبندی پروژه با نرم افزار MSP و یا P6 باید WBS آن تا سطح مورد نظر تهیه گردد. WBS مخفف Work Breakdown Structure بوده و به معنی ساختار شکست کار می باشد.WBS یک ساختار سلسله مراتبی است که پروژه را سطح به سطح به اجزای کوچکتر تقسیم می کند که بتوان پروژه را تحت کنترل و مدیریت خود قرار داد. تعداد سطوح WBS، بستگی به نوع و اندازه پروژه ،پیچیدگی و میزان حد کنترل دارد،هر چه این سطوح بیشتر شکسته شود ،برنامه ریزی و کنترل پروژه جزئی تر و مدیریت(کنترل) آن نیز پیچیده و زمان بر می باشد. WBS شامل لیستی از اقلام قابل تحویل(Deliverables)  پروژه بصورت سلسه مراتبی و تجزیه آنها به بسته های کاری(Work Packages) می باشد.

نکته:
*آخرین سطح از WBS را بسته های کاری 
(Work Packages) می نامند، یک بسته کاری می تواند زمانبندی شده،هزینه آن برآورد و همچنین نظارت و کنترل گردد.اقلام قابل تحویل مختلف می توانند سطوح تجزیه متفاوتی داشته باشند،برای رسیدن به یک بسته کاری،برخی از اقلام قابل تحویل باید فقط در یک مرحله تجزیه شود ،در حالی که برخی موارد دیگر ممکن است تجزیه بیشتری مورد نیاز باشد.

 

هدف از تهیه WBS چیست؟

-WBS به ما کمک می کند تا با دقت بیشتری به تعریف و سازماندهی کل محدوده پروژه(Scope) بپردازیم،هر سطح از این ساختار، اقلام قابل تحویل( Deliverables) یا اهداف پروژه را به تکه های مشخص تر و قابل اندازه گیری تجزیه می کند.

-WBS به ما کمک می کند تا بتوانیم مسئولیت ها را تعیین کنیم،منابع مورد نیاز را برآورد و تخصیص دهیم و همچنین بتوانیم بر پروژه نظارت و کنترل بیشتری داشته باشم.

-تهیه این ساختار به ما این اطمینان را می دهد که هیچ یک از تحویل شدنی های پروژه از قلم نیفتاده باشد و یا یک تحویل شدنی در چند قسمت از WBS دیده نشود.